Privacyverklaring & Disclaimer

• De levering en facturatie van door u aangevraagde diensten: ticketaankopen, donaties, lidmaatschappen, eventuele vragen over en aanwezigheden op bepaalde evenementen (uitvoering of aangaan van een overeenkomst). Bijvoorbeeld: als u een ticket bij ons aankocht of deelnam aan een wedstrijd zullen we uw gegevens gebruiken om u het ticket of de prijs te bezorgen.
• Om informatie te verschaffen aan professionals en pers over de activiteiten van FGG (gerechtvaardigd belang) en hun accreditatieaanvraag (toestemming).
• Algemeen klantenbeheer met inbegrip van opvolging van bestellingen, facturatie, betaling en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst).
• Verwerken en opvolgen van klachten en retourzendingen (uitvoering overeenkomst).

• We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, screenings, concerten, webshop-aanbiedingen, voorverkoopdata, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn.
• Occasioneel kunnen we bij deze communicatie ook informatie toevoegen van partnerorganisaties of organisaties die ons ondersteunen. Dat kunnen we zowel schriftelijk, elektronisch als telefonisch doen. Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten, en je expliciete voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent bij Film Fest Gent (voor zover die toestemming daarvoor vereist is).
• We kunnen ook uw surf- en leesgedrag analyseren en content maken voor onze websites of nieuwsbrieven die bij uw wensen past. Dit doen we door uw bezoeken en activiteiten op onze website te registreren. Denk aan het bekijken van pagina’s of klikken op links. Zo kunnen we u ook gemakkelijker toegang geven tot de informatie die u zoekt (rechtsgrond toestemming).
• We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om onze communicatie op uw voorkeuren af te stemmen en/of om u een specifieke uitnodiging te bezorgen op onze evenementen (rechtsgrond gerechtvaardigd belang).
• Film Fest Gent maakt in sociale media campagnes in sommige gevallen gebruik van specifieke doelgroepen (bijvoorbeeld Facebook Custom Audience) om in uw tijdlijn advertenties te tonen die specifiek op maat zijn van uw interesses. Deze doelgroepen worden aangemaakt binnen het sociale media platform of door middel van het opladen van gecodeerde e-mailadressen en het ontdubbelen met gebruikers binnen het platform. Op deze manier kan Film Fest Gent haar bezoekers gericht wel of juist niet benaderen binnen een sociale media campagne. Dit gebruik van uw gegevens is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Mocht u dit niet wensen, laat het ons dan weten via bovenstaand e-mailadres. Ook kan u zelf via de instellingen van Facebook uw advertentievoorkeuren uitgebreid instellen en beheren.

Film Fest Gent legt film-, foto- en audiomateriaal vast dat kan gebruikt worden voor informatieve en promotionele doeleinden op zijn website, sociale media-accounts en andere dragers op basis van gerechtvaardigd belang wanneer het niet nodig, wenselijk of haalbaar zou zijn om je specifieke toestemming te verkrijgen. We kunnen bijvoorbeeld specifieke toestemming vragen voor opvallend of impactvol gebruik van fotomateriaal, maar doorgaans niet voor groepsshots, zichtbaarheid op de achtergrond of intern gebruik.

• We kunnen informatie verzamelen over hoe u onze diensten gebruikt (zoals o.a. onze website) om ons klantenbestand te analyseren en onze processen te verbeteren (gerechtvaardigd belang). Wij gebruiken uw gegevens ook om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren en te verbeteren (o.a. om uw interesses beter te begrijpen, om research te doen naar mogelijke bezoekers) en voor statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang).
• Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang).
• Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).

In het kader van een sollicitatieprocedure, verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is in de beoordeling of wij met u een overeenkomst wensen aan te gaan. (rechtsgrond overeenkomst).

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. U kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link in onze nieuwsbrieven.

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens (zoals direct marketing).

• Apparaatgegevens (elektronische identificatiegegevens): onder meer IP-adres, merk en type, locatiegegevens, demografische gegevens, besturingssysteem, browsertype, browsergebruik, toestelnaam, inloggegevens van uw (mobiel) apparaat.
• Gegevens over uw gebruik van de website (logbestandgegevens): details van websitebezoeken (datum en tijd van uw online bezoek), onder meer hoe u op de website terechtkomt, verbindingsmomenten, de bezochte (geopende) webpagina’s, muisklikken, surfgedrag (de manier waarop u navigeert op de bezochte webpagina’s), gebruik van sociale media.
• Registratiegegevens die u invult voor uw myfilmfestival-profiel: naam, emailadres, en optioneel: adresgegevens, telefoonnummer, gender, voorkeuren (brochures ontvangen, nieuwsbrieven).

• Identificatiegegevens: naam en voornaam.
• Privécontactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s).
• Persoonlijke bijzonderheden: geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit.
• Bijzondere toegangsnoden: bijvoorbeeld wanneer je een handicap hebt die rolstoeltoegankelijkheid, audiodescriptie, ringleiding of andere voorzieningen vereist.
• Financiële gegevens en bijzonderheden: bankrekeningnummer, IBAN-nummer, kaartnummers, codes betalingen, betaalgedrag.
• Transactiegeschiedenis (de interacties met Film Fest Gent): historiek van ticketverkoop, genomen abonnementen, donaties, lidmaatschappen, eventuele vragen of klachten, aanwezigheden op bepaalde evenementen,...
• Contactgeschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie met u (bv. via e-mail, via het contactformulier op onze website, via WhatsApp of Facebook Messenger).
• Beeldmateriaal: foto’s, video’s en opnames die we gebruiken voor promotionele doeleinden. Voor sommige abonnementsformules gebruiken we persoonlijke toegangspassen met pasfoto.
• Andere persoonlijke achtergrondinformatie die u ons bezorgt, bijvoorbeeld wanneer u uw verhaal met ons deelt (via interviews, enquêtes, ..) of op een andere wijze met ons communiceert.

• Identificatiegegevens: naam en voornaam.
• Privécontactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s).
• Taalvoorkeur.
• Bedrijfscontactgegevens: naam, postadres, professioneel e-mail adres, bedrijfstelefoonnummer, functie binnen de organisatie.
• Beeldmateriaal: voor aanmaak persoonlijke toegangspassen met pasfoto.

• Identificatiegegevens: naam en voornaam.
• Privécontactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s).
• Bedrijfscontactgegevens: naam, postadres, professioneel e-mailadres, bedrijfstelefoonnummer, functie binnen de organisatie.

• Identificatiegegevens: naam en voornaam.
• Contactgegevens: postadres, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
• Persoonlijke kenmerken: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit.
• Contactgeschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie met u.
• Werkgerelateerde gegevens: onder meer curriculum vitae, opleidingen, getuigschriften en puntenlijsten, talenkennis, professionele loopbaan, publicaties.
• Persoonlijkheidsprofiel: onder meer hobby’s, sociale activiteiten, persoonlijkheid.
• Evaluatiegegevens.
• Beeldopnamen en portfolio: onder meer foto’s, grafisch werk of videobeelden die u zelf zou verstrekken in het kader van uw sollicitatie.
• Contactgegevens van uw eventuele referenties.

Via uw persoonlijke myfilmfestival-profiel of andere:

• Aankoop van tickets
• Aankopen op onze webshop
• Registratie voor een actie of evenement
• Inschrijving voor onze nieuwsbrief
• Invullen van een contactformulier op onze website
• Deelname aan een wedstrijd
• Indienen van een film, partituur of ander artistiek werk voor het festival
• Aanmelding als filmprofessional of als pers
• Sollicitatie
• Wanneer u uw stem uitbrengt
• Wanneer u op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen)

• Het is ook mogelijk dat er tijdens activiteiten, workshops en/of evenementen foto’s genomen worden of filmpjes worden opgenomen. U heeft steeds de mogelijkheid om aan de fotograaf te melden dat u niet gefotografeerd wilt worden.
• We houden bij welke e-mails (o.a. nieuwsbrieven) we u hebben gestuurd, en kunnen nagaan of u die hebt ontvangen of geopend om ervoor te zorgen dat we je de meest relevante informatie toesturen.

• We verzamelen automatisch gegevens door middel van cookies en vergelijkbare technologie bij uw gebruik, toegang of interactie met onze website. Via deze cookies, pixel tags, web beacons of plugins kan Film Fest Gent bepaalde verzamelde gegevens gebruiken om doelgerichte reclameboodschappen weer te geven of te laten weergeven op haar website, sites van derden of sociale media.

Via derde personen (zoals familie of vrienden) die ons namens u contacteren. Wanneer dit voorvalt, en het is praktisch niet mogelijk voor ons om u onze privacyverklaring kenbaar te maken, kunnen we deze persoon vragen om u onze privacy policy te bezorgen.

Uw gegevens kunnen met ons worden gedeeld door onze software voor de ticketverkoop (Ticketmatic), en de payment service provider (Mollie), enkel wanneer u uw ticket online koopt.

In geval van een evenement in coproductie met een of meerdere derde partijen kunnen persoonlijke gegevens met ons worden gedeeld ter bevordering van de praktische uitwerking van het evenement.

We gebruiken sociale media om berichten en updates over onze evenementen en nieuwsitems te verspreiden. We beantwoorden ook reacties of vragen aan ons gericht via sociale media. De kans bestaat dat u advertenties van ons te zien krijgt op sociale media die zijn afgestemd op uw interesses.

Afhankelijk van uw instellingen en de privacyvoorwaarden van de sociale mediakanalen en berichtenservices (zoals Facebook, LinkedIn of Twitter) die u gebruikt, kunnen we anonieme demografische of analytische informatie van deze kanalen ontvangen die ons in staat stelt om het bereik en de doeltreffendheid van onze advertenties te evalueren.

• Dit kan gaan over informatie die we terugvinden op publieke websites: bijvoorbeeld uw cv op uw (professionele) website, uw profiel op professionele sociale netwerken (in het kader van een sollicitatie), of informatie die werd gepubliceerd in artikels of kranten.
• We kunnen persoonlijke contactgegevens gebruiken die terug te vinden zijn in online (en publiek raadpleegbare) databanken in gevallen van last minute programmawijzigingen of noodgevallen, maar zullen deze info niet gebruiken voor marketingdoeleinden.
• Professioneel gebruikte e-mailadressen die we terugvinden in een openbare bron, zoals de contactpagina op de website van een organisatie, kunnen worden gebruikt om informatie te verschaffen over onze werking (enkel indien er een duidelijk verband of mogelijke samenwerking is tussen de organisatie en de werking van Film Fest Gent). Het is ten allen tijde mogelijk ons te vragen dit soort e-mails niet meer te ontvangen.
• Indien wij persoonsgegevens ontvangen van derden vragen wij steeds de bevestiging dat die organisatie de gegevens rechtmatig heeft verkregen, het recht heeft om de gegevens te gebruiken en de toestemming heeft van de betrokkene om de gegevens te gebruiken voor het gewenste doel.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan onze externe dienstverleners verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers, …), nl. Yaska
• Het opslaan en verwerken van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud (via de hosting service voor Customer Relationship Management (CRM), planning en gegevensopslag), nl. Fiona.
• Het verzorgen van de internetomgeving en het beheer van onze website, nl. Combell voor webhosting/mailhosting en Glue als webbouwer en -ontwerper die ook instaat voor de verwerking van op onze website ingevoerde gegevens.
• Het analyseren van de manier waarop u navigeert op onze website (indien u toestemming heeft verleend tot het gebruik van analytische cookies).
• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven/informatiebrochures/uitnodigingen via een mailingplatform, nl. Campaign Monitor. Film Fest Gent gebruikt Campaign Monitor voor het verzenden van nieuwsbrieven naar haar bezoekers.
• Ticketverkoop: de ticketverkoop loopt via het ticketingsysteem Ticketmatic. Ticketmatic maakt in geen geval gebruik van jouw gegevens, en verwerken die louter in onze opdracht.
• Het uitvoeren van betalingstransacties. Online betalingen verlopen via betalingspartner Mollie. Film Fest Gent heeft zelf geen toegang tot uw bankrekeningnummer of creditcardnummer, maar deze gegevens kunnen wel behandeld worden bij een terugbetaling waarvoor u ons contacteert.
• De webshop: de online shop van Film Fest Gent bevindt zich op het e-commerceplatform Shopify.
• Het organiseren van bepaalde evenementen, in samenwerking met een externe organisatie die ons bijstaat in de organisatie van het evenement (zoals bijvoorbeeld Vooruit).
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat.
• Het bezorgen van post en andere verzendingen (via post-, transport- en bezorgbedrijven).
• Juridisch advies en ondersteuning.
• Het naleven van de wet- en/of regelgeving.
• Het afnemen van enquêtes.

Deze externe dienstverleners krijgen toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel in onze opdracht en voor onze rekening op. Zij mogen uw gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.

Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Partners: in het kader van specifieke samenwerkingen met bepaalde partners moeten wij soms gegevens met die partners delen (bv. workshops/evenementen die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld); Wanneer u deelgenomen hebt aan een wedstrijd waarmee u prijzen van een derde partij hebt gewonnen en deze prijzen bij u moeten worden bezorgd. We zullen u hierover steeds op tijd informeren, zodat het voor u duidelijk is dat uw gegevens worden gedeeld. Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.

• Organisaties waarvoor wij de ticketverkoop organiseren: wanneer u een ticket koopt in onze webshop voor een evenement van een andere organisatie, zullen uw naam, contactgegevens en het aantal tickets dat u hebt gekocht, worden gedeeld met de organisator.

• Overheid en autoriteiten: wij geven uw gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht en toegestaan is (o.a. fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, subsidiërende overheden, politie, …).

• Aanbieders van sociale media: op onze website staan verwijzingen (links) naar sociaalnetwerksites zoals Facebook, Twitter of Instagram. Met de specifieke knoppen kan jij informatie delen op die platformen. De knoppen die naar die sociaalnetwerksites verwijzen, realiseren en beheren de sociale media zelf. Die sociale media zetten hierbij soms ook cookies op uw (mobiel) toestel. Met andere woorden: wijzelf hebben geen volledige controle op de toepassingen die die bedrijven met die knoppen maken. Wij raden u dus aan om ook de gebruiksvoorwaarden en het cookie- en privacybeleid van de sociaalnetwerksites door te nemen.

Wat betreft het verzamelen van gebruikersstatistieken via analytische cookies en het uitsturen van nieuwsbrieven via een mailingplatform (Campaign Monitor), worden uw persoonsgegevens mogelijk verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. Een doorgifte zal enkel gebeuren naar derde landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of wanneer andere maatregelen genomen zijn om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Film Fest Gent verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 7 jaar na laatste contact/gebruik (of de beëindiging van de relatie of samenwerking), behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een langere contractuele aansprakelijkheid of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Sommige informatie kan voor onbepaalde tijd worden bewaard voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden. Zoals hieronder vermeld heeft u het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen.

• Alle personen die namens Film Fest Gent van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• Alle werknemers en partners ondertekenen een vertrouwelijkheidsovereenkomst waarin zij de verplichting op zich nemen de informatie waarmee zij in het kader van hun job in contact komen, steeds en blijvend als strikt vertrouwelijk te behandelen. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Gebruikersnaam en wachtwoordenbeleid op al onze systemen
• Onze lokale server en computers zijn beveiligd met persoonlijke wachtwoorden en toegangsbeheer, waarvoor een intern gedocumenteerd beleid is opgesteld.
• Er is alleen externe toegang tot het netwerk en de servers mogelijk via VPN. Er zijn geregelde testen en evaluaties van onze maatregelen en we sturen bij indien nodig.
• Alle werknemers en partners zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze werknemers en partners wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren (o.a. voor Ticketmatic-systeem).

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.

U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Op die manier kan u nagaan welke gegevens wij van u hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens niet juist, niet meer juist of onvolledig zijn. Vanaf 2021 kan u dat ook zelf doen via uw my.filmfestival-omgeving.

U heeft recht op verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij zijn echter niet altijd verplicht uw gegevens te wissen wanneer u dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten. U kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter steeds, zonder opgave van reden, bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing doeleinden (o.a. tonen van reclame die aan uw voorkeur en profiel is aangepast, toesturen nieuwsbrieven), waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten. U krijgt bij elke mail de mogelijkheid om u uit te schrijven of uw voorkeuren aan te passen.

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.